Lorsque votre entreprise en croissance doit changer d’emplacement, vous êtes souvent confronté à une période de chaos, de perturbation et de perte de productivité. Voici 11 moyens efficaces de minimiser l’impact sur votre entreprise – et sa rentabilité – pendant cette période difficile.
1. Soyez proactif
De nombreuses entreprises attendent trop longtemps avant de bouger. Si les employés se bousculent et ne parviennent pas à trouver un lieu de réunion tranquille, vous avez trop attendu. À ce stade, il sera difficile de gérer sans problème le changement et la transition vers un nouvel espace. N’attendez pas que les employés travaillent dans les couloirs et que les stocks s’empilent dans les bureaux.
Gardez un œil régulier sur vos besoins en espace, surtout s’ils évoluent rapidement – par exemple, en raison de la croissance ou de nouvelles lignes de produits. Commencez à réfléchir à ce qu’il faut faire à l’avance, et non pas lorsque le manque d’espace perturbe les opérations.
2. Analysez votre espace
À mesure que l’espace s’épuise, pensez à analyser votre espace de travail pour voir si vous pouvez le réorganiser afin de trouver des gains d’efficacité. Un expert en efficacité opérationnelle peut vous aider à trouver un meilleur aménagement qui vous fera gagner beaucoup d’espace – et d’argent.
3. Fixez votre budget
Déterminez un budget pour vos besoins immobiliers. Le montant que vous pouvez vous permettre est probablement le facteur le plus important pour réduire vos options.
Que vous louiez ou achetiez un nouvel espace, réservez une part importante de votre budget pour couvrir les coûts supplémentaires au-delà du loyer de base ou du prix d’achat du bâtiment. Les frais supplémentaires peuvent inclure des éléments tels que les frais accessoires de location (services publics, assurance et entretien), les rénovations et les frais de déménagement. Apprenez-en davantage sur la manière de créer un budget efficace pour l’immobilier commercial qui reflète tous les coûts potentiels et cachés.
4. Décidez si l’achat ou la location est préférable pour vous
Décidez si la location ou l’achat est préférable pour votre entreprise. Il s’agit d’une décision importante à prendre avant de commencer à chercher des locaux.
Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, mais en général, si vous dirigez une jeune entreprise avec peu de fonds de roulement ou une entreprise qui se développe rapidement et dont les besoins futurs en espace sont incertains, la location peut être une meilleure option pour vous.
L’achat, en revanche, peut souvent être moins coûteux que la location. Il peut s’agir d’une option particulièrement intéressante pour les entreprises plus établies disposant d’un fonds de roulement important et pour celles qui ont des besoins d’espace particuliers nécessitant des rénovations importantes.
5. Recherchez des emplacements
Votre budget vous aidera à définir les options de localisation. Lorsque vous décidez de l’emplacement, assurez-vous de tenir compte de l’accessibilité pour les clients et les fournisseurs, du stationnement et des transports en commun, de la commodité pour l’expédition et la réception, des services à proximité, des questions de zonage et de la possibilité de s’agrandir.
Négliger les besoins du personnel est une erreur courante. Veillez à demander l’avis des employés sur les emplacements. Faites-leur visiter les sites potentiels et obtenez leur adhésion au projet de déménagement.
6. Négociez efficacement
Il est important de négocier efficacement pour obtenir un contrat de location ou d’achat favorable pour les locaux. Veillez également à vous entourer de la bonne équipe de conseillers en immobilier commercial. En particulier, un bon avocat spécialisé dans l’immobilier commercial est indispensable.
Pour les baux, vous ne devez pas vous contenter de signer le document que le propriétaire vous remet. Examinez attentivement tous les coûts et responsabilités accessoires, tels que les services publics, la taxe foncière, l’assurance et l’entretien.
Pour un achat, faites preuve d’une diligence raisonnable. Il peut s’agir d’obtenir des évaluations de l’environnement et de l’état du bâtiment, d’obtenir une évaluation, de demander une recherche de titre et d’examiner les documents du vendeur, tels que les anciennes factures de services publics et de réparations.
Prévoyez également suffisamment de temps pour que la banque examine la transaction avant d’approuver le financement ; cela prend souvent six semaines ou plus.
7. Créez un calendrier
Travaillez avec les employés pour établir un calendrier de transition. Ce calendrier peut inclure le temps nécessaire aux rénovations, au déménagement des biens, à l’installation du téléphone et d’Internet, à l’achat de nouveaux meubles ou équipements, à la fabrication d’enseignes et à la commercialisation de votre nouvelle adresse. Décidez également qui sera responsable de chaque tâche. Il peut être utile de confier à quelqu’un la responsabilité de l’ensemble de la transition.
8. Constituez un stock
Vous voudrez peut-être constituer un stock supplémentaire avant le déménagement afin de disposer d’un stock suffisant pour assurer un approvisionnement ininterrompu pour les besoins de production et les clients.
9. Accordez-vous du temps supplémentaire
Les transitions prennent souvent plus de temps que prévu. Les entreprises sous-estiment généralement les temps d’arrêt de production pendant le déménagement d’entreprise, et les rénovations coûtent généralement plus cher que prévu.
10. Envisagez un déménagement échelonné
Un conseil qui semble avoir fonctionné pour de nombreuses entreprises est d’envisager de conserver les deux espaces – l’actuel et le nouveau – pendant une courte période, et de déplacer les machines et les stocks selon un calendrier échelonné afin de minimiser l’impact sur le flux de travail.
11. Communiquer
Tout au long de la transition, une bonne communication avec les employés, les clients et les fournisseurs est essentielle. Veillez à partager souvent les plans et soyez aussi clair que possible sur ce à quoi ils peuvent s’attendre en cours de route.